ORACLE からメールを自動送信して業務改善

私は社内SEとして、業務改善や業務アプリケーション開発に取り組んでいます。

日報用のデータを作るのも私の仕事の一つです。

私が入社するまで、日報というものすらなく、実績の見える化が全くできてない会社でした。

しかし毎日日報で販売実績など社内ポータルなどに載せても、次第に誰も見なくなります。

毎日見る時間が無いだとか、見るのがめんどくさいといった声が出てくるのです。

ルーチン化されると、何も感じなくなり、次第に衰退化してしまうものなのです。

 

ある日、ある営業マンがある条件の時だけメールで配信してくれれば、それで良いといった意見を言ってきました。ある条件とは、例えば、月末残り1週間しかないのに計画を達成できていない場合などの条件です。

 

なるほど、もしかするとそれもいいかもしれない、ふと思いました。

 

本来なら日々の日報の数字から異常や傾向を見つけ出し、経営につなげるのはマーケティングや経営層がする仕事でしょう。

下っ端が数字とにらめっこしていても、何も出てこないのは仕方がない、ことかもしれません・・・。

 

やはり、このある営業マンというのも、毎日の数字など気にしていません。本来なら自分のノルマがあとどれくらいで、それを達成するために何をしなければいけないか、ストーリーを自分の中で作り、それを実行し、時には失敗し、改善を繰り返すのが営業マンのあるべき姿だと思います。

 

しかしこの営業マンは違います。ダメなやつなのです。いつもいっぱいいっぱいです。自分の中にストーリーがありません。取引先に呼ばれて、顔を出し、無駄話をして帰ってくる。そんなやつなのです。

 

そうは言うものの、私は私なりに何か出来ないか考え、そしてORACLEからメールを配信する方法があることを思い出しました。

 

ORACLEが提供しているUTL_SMTPパッケージを使い、メールを配信する方法です。そんなに難しいプログラムは必要でありませんでした。ORACLEのマニュアルを丸パクリでOKでした。

私はこれをプロシージャ化し、ジョブスケージュルで毎日決まった時間に実行することにした。

プロシージャ内でSQLを実行し、日報に出している情報をまとめたものを、ある条件の中にいる各営業マンに自動配信することにしました。

まず、ある条件にある営業マンのIDとメールアドレスをSQLで取り出します。

そのIDで登録された売上げデータや、受注データを持ってきて、アドレスに配信する。これを繰り返すプログラムにしました。

 

自動配信をするようになって、社内の各方面から他のいろんな要望が出てくるようになりました。サーバーの容量が90%になったらアラートメールが出るようにしてほしいだとか、納期が近づいてるのに、納品先の詳細が入力されていない受注の担当へのアラートメールだとか、種類はたくさんです。

 

プログラムさえ組んでしまえば、メールを配信する時間がとられるわけではないので業務の負担は0だ。非常に効率が良い。また、送信先メールアドレスもサーバーに登録されたものなので、誤送信の心配もない。

 

プログラムを組む時間を考慮しなければ、営業マンや事務の人間も、これらにかかる業務時間が短縮され、かなりの業務改善になると思われます。アラートメールをセッティングした内容についてはメールが来た時にだけ対応すればよいのですから。

 

これで会社の業績が上向きになってくれれば、ありがたいのですが・・・。